Jak skutecznie współpracować z wirtualną asystentką?

jak współpracować z wirtualną asystentką

Jakiś czas temu miałam okazję być gościem, w copiątkowym wywiadzie z ekspertem u Biznesninja.pl. Rozmawiałyśmy o tym, jak skutecznie współpracować z wirtualną asystentką. Zapraszam serdecznie do obejrzenia odcinka, wysłuchania lub przeczytania transkrypcji poniżej.

– Lidia Krawczyk: Przedstawię naszego gościa dzisiaj, to jest osoba, która dobrze jest mi znana, bo pracujemy ze sobą na co dzień. Anna Kawecka jest właścicielką marki Va-Vom Online Brand Support. Jest Wirtualną asystentką, jest wirtualnym office managerem, ale mentoruje również początkujące wirtualne asystentki. Mam do ciebie kilka pytań. Tradycyjnie zacznę w Twoim przypadku o ograniczenie się do jednej apki albo programu, bo ty używasz ich na co dzień bardzo dużo, której odkrycie ułatwiło Ci życie i mogłabyś podzielić się z naszymi słuchaczami, oglądaczami. Co byś nam poleciła?

-Anna Kawecka: U mnie bardziej to wtyczka do przeglądarki chrome, która ułatwiła mi pracę, to był mój przełom w pracy. Nazywa się: ”LanguageTool”. Jeżeli zainstalujemy ją do naszej przeglądarki, to jest w stanie skanować każdy tekst, który piszemy. Nawet na Facebooku, messengerze i ona nam podkreśla każdy błąd ortograficzny, błąd interpunkcyjny, literówkę, a nawet składniowy, jeżeli coś jest nie tak ze zdaniem. Bardzo pomocna rzecz. Dzięki temu, jak już coś wysyłam, jakikolwiek tekst, to wiem, że on jest na 100% dobry.

-Lidia Krawczyk: Aniu, wracając do Ciebie, chciałam się zapytać, nawiązując do tematu naszej rozmowy, czyli pracy wirtualnej asystentki. Kto to jest? Jakbyś chciała powiedzieć osobie 7-letniej, dziecku, mojemu synowi. Czy możesz w kilku słowach nakreślić? Bo ja wiem ze swojego doświadczenia, że osoby obracające się na stałe w biznesie online wiedzą kto to jest wirtualna asystentka. Wiele osób mających biznesy online również współpracuje z wirtualnymi asystentkami, ale te biznesy, które nie działają na co dzień online, jak mówię, że ja mam wirtualną asystentkę, pytają się, czy to jest osoba, a może jakieś narzędzie.

-Anna Kawecka: Jest to osoba. Głównie jest to kobiecy zawód, ale są też mężczyźni, dlatego lepiej powiedzieć, że to osoba, która zdalnie poprzez komputer, narzędzia, internet wspiera przedsiębiorców działających wyłącznie online albo mających również stacjonarne biznesy jednak w pewnym momencie przechodzących w online. Na przykład mają fanpage, czy potrzebują wsparcia administracyjnego. Mogą wykorzystać do tego usługi wirtualnej asystentki, ale tak samo freelancerzy, blogerzy jako wsparcie w przeróżnych zadaniach w biznesie.

-Lidia Krawczyk: Wiesz co, dla mnie to było odkrycie, bo teraz korzystam ze współpracy z Tobą, ale miałam jeszcze przed Tobą jedną wirtualną asystentkę Angelikę z Krakowa i to też było takie, że ktoś jest z Krakowa i pracuje dla mnie w Holandii. W naszym przypadku obie jesteśmy w Holandii, ale najczęściej pracujemy przez komputer i widzimy się rzadziej. Kolejnym odkryciem było dla mnie to, że każdy biznes może korzystać z usług wirtualnej asystentki. Często te biznesy stacjonarne odkrywają, że muszą być na Facebooku, robić e-mail marketing, newsletter. Ja pamiętam, kiedy kilka lat temu to odkrywałam, jak ja się męczyłam, żeby wszystkiego się nauczyć. Wtedy nie wiedziałam, że ktoś taki istnieje jak wirtualna asystentka. Myślę, że te kilka lat temu, te 4,5 lat było ich też mniej, ale z drugiej strony na pewno już były tylko ja nie wiedziałam, że ktoś taki istnieje, taka instytucja istnieje. Żałuje, że nie dowiedziałam się wcześniej. Teraz kiedy rozmawiam z kimkolwiek innym prowadzącym biznesy, mówię: Potrzebujesz wirtualnej asystentki! Aniu a powiedz mi, skąd to się u Ciebie wzięło? Dlaczego Ty zostałaś wirtualną asystentką?

-Anna Kawecka: Powiem Ci szczerze, że do tej pory nie jestem pewna, skąd mi się to wzięło. Przeczytałam artykuł o tym, że jest taki zawód i stwierdziłam: No fajnie! Od lat jestem w internecie, potrafię tworzyć newsletter, obsługiwać wiele programów, które były w tym opisie jak wygląda ta praca, co należy wykonywać. WordPress nie był mi obcy ani całe social media, bo w tym działałam od lat, jak prowadziłam swojego bloga. Dla mnie to było naturalne przejście, musiałam się wiele nauczyć, szczególnie prowadzenia własnego biznesu. To było łatwiejsze, jak to wszystko robić, Kwestia była tylko dowiedzieć się, jak dobrze prowadzić biznes i obsługiwać klienta online, aby miało to ręce i nogi. Cała reszta była dla mnie znajoma.

– Lidia Krawczyk: Czyli w sumie prowadziłaś przez ileś lat swojego bloga, ale na nim nie zarabiałaś? Było to bardziej hobby, czy jednak zarabiałaś?

-Anna Kawecka: Był takie lata, że intensywnie się tym zajmowałam i zarabiałam na tym blogu. To był taki influencer marketing. Później wyjechałam do Holandii i zaczęło się inne życie i praca. Teraz ten blog jest wyłącznie hobbistyczny. Blog nadal istnieje, ale jest już aktualizowany, wtedy kiedy mam czas.

– Lidia Krawczyk: Powiedz mi, nie mamy tego w naszych  pytaniach, więc zadam Ci spontaniczne pytanie. Co najbardziej lubisz w pracy wirtualnej asystentki? Teraz kiedy jesteś w tym jakby, co stanowi to, że to jest twoja pasja. Ja odczuwam, że dużo Ci sprawia przyjemności ta praca.

-Anna Kawecka: Ja jestem taką osobą, która uwielbiam pomagać innym ludziom. To jest dla mnie naturalne, że jeżeli to jest praca, ja mogę komuś pomóc. Widzę, jak jego biznes się rozwija. Czy to pod względem moich klientów lub dziewczyn, które przychodzą na konsultacje. To daje mi takie flow do dalszego działania i napędza satysfakcję z tej pracy i to jest najfajniejsze. Również to, że ja muszę się cały czas uczyć i rozwijać, a bardzo to lubię się uczyć. Co chwile dowiadywać się czegoś nowego z zakresu narzędzi, biznesu, marketingu. Takie coś zawsze mi się marzyło, żeby robić w swoim życiu.

– Lidia Krawczyk: Jakie są korzyści z zatrudnienia wirtualnej asystentki? Dla porównania: Miałam firmę jednoosobową. W pewnym momencie zauważyłam, że mam tyle zadań, a jestem ninja i pracuje skutecznie, więc jeżeli chce realizować kolejne pomysły, nie obejdzie się bez pomocy. I teraz, czy mam szukać pracownika, podwykonawców, grafika, specjalisty od stron internetowych czy asystentki, która pomoże mi w różnych zadaniach. Jakie są zatem korzyści takiej współpracy?

– Anna Kawecka: Przede wszystkim wirtualna asystentka to taki multiogarniacz. Nie chce wirtualnej asystentki nazywać pracownikiem, bo to jest osoba, która Cię wspiera i pomaga w rośnięciu firmy, abyś mogła zaoszczędzić swój czas. Wiem, że oklepane z tym czasem, bo każda wirtualna asystentka mówi, że oszczędza czas, ale taka jest prawda. Jeżeli wirtualna asystentka przejmie zadania, które jesteś w stanie oddelegować to, jak najbardziej oszczędzi czas na strategiczne działanie i planowanie. W kwestii zatrudnienia podwykonawców, kiedy ona czegoś nie potrafi zrobić na takim dobrym poziomie to po prostu znajdzie taką osobę, która to wykona. Taka osoba zapewni Ci wsparcie w szukaniu najlepszego specjalisty. Oprócz tego, jeżeli porównujemy do zatrudniania etat, wiadomo, że wirtualna asystentka ma swoje miejsce pracy, narzędzia, szkoli się na własny koszt. Pracodawca, jeżeli zatrudnia osoby na etat, musi zapewnić te szkolenia, miejsce pracy i narzędzia. Również plusem jest skondensowany czas pracy, bo jeżeli wirtualna asystentka pracuje przez godzinę, to ona przez tę godzinę wykona bardzo dużo po włączeniu programu do mierzenia czasu pracy.

– Lidia Krawczyk: To, co ja zauważyłam w kwestii czasu, to rzeczywiście byłam zdziwiona jak szybko ktoś taki jak Ty czy moja poprzednia wirtualna asystentka potrafi wykonać dane zadanie. Wy jesteście szybsze niż ja! Post czy sporządzenie e-maila lub WordPress. Wiele osób prowadzących biznes nie zdaje sobie sprawy i to na pewno zależy od wirtualnej asystentki w jak wielu obszarach, wirtualna asystentka może wesprzeć. Ty również z tego, co wiem, jesteś w stanie wykreować stronę internetową w WordPressie. Nie trzeba koniecznie iść do profesjonalnej firmy robiącej strony internetowe i można to jej zlecić. I muszę to powiedzieć, praktyczna rzecz, że jest to po prostu tańsze. Dla każdej początkującej osoby w biznesie jest to rozwiązanie, aby strona była w prostej formie, wizytówki. Wirtualna asystentka zrobi to szybciej, taniej. A druga rzecz ileż ja znam osób, które wojują w social media, z postami na Facebooku, szukaniem grafik, jak to w ogóle robić. Wirtualna asystentka nie jest od tego, aby zbudować całą strategię, bo swoim biznesie musisz zrobić to sam, lecz od strony technicznej i wykonawczej pomoc jest wielka. Także to tak dodam od swojej strony praktycznej. Czy wszystkie wirtualne asystentki są takie same? 

– Anna Kawecka: Są takie zadania, które każda wirtualna asystentka zna i robi. Ja już kiedyś podzieliłam sobie takich 5 specjalizacji, które są na 100% wykonywane. Pewnie niebawem narodzą się kolejne, ale na tę chwilę są to asystentki, które są świetnymi copywriterkami, tworzą genialne teksty. Później to graficzki, później  dziewczyny typowo techniczne od WordPressa, automatyzacji. Kolejne typowo biurowe, e-maile, bazy danych. I ostatnie to dla mnie social media ninja, jeżeli chodzi o to środowisko, to znają każde triki, wiedzą co zrobić, aby te kanały hulały.

– Lidia Krawczyk: Ja ze swojego doświadczenia muszę powiedzieć, nie warto być najlepszym we wszystkim. Specjalizacja jest dobra, jak my miałyśmy pierwszą rozmowę, pytałam Cię, w czym jesteś świetna, co lubisz najbardziej robić, co sprawia Ci najwięcej przyjemności. Bo najlepiej od tego zacząć, a potem możemy próbować innych rzeczy i je przetestować. Zawsze jest możliwość współpracy, bo Ty już masz swoje kolejne wirtualne asystentki, którym delegujesz zadania i które się specjalizują w konkretnych zadaniach. Jeżeli szczerze wirtualna asystentka powie, w tym jestem dobra, a w tym gorsza, ale mogę kogoś poszukać, to efekty takiej współpracy będą lepsze. Aniu, powiedz mi, jak delegować zadania wirtualnej asystentce z Twojej perspektywy? Jak klient może współpracować z Tobą skutecznie, aby ostatecznie efekt był najlepszy.

– Anna Kawecka: Dla mnie najlepszą opcją, jeżeli chodzi o delegowanie, jest, aby było dokładnie, prosto i zadanie po zadaniu. Najlepszy rodzaj delegowania, gdzie Ty wiesz, co jest do zrobienia, na, kiedy i jak ma to być zrobione. A jak są dostarczone materiały, bo klient nie jest pewny, że wykonam to zadanie, jakby on chciał, to jest to rewelacja. Wtedy wiem, że zadanie zostanie wykonane szybko i dobrze. Takim rodzajem pracy jest schemat, jaki my mamy, gdzie odhaczamy sobie, co jest i w jakim terminie. Najgorszy przy delegowaniu jest chaos lub brak delegowania. Klient wysyła e-maile, a później one przepadają w skrzynce. Różne sytuacje się zdarzają. Często dziewczyny mi zgłaszają takie problemy i cieszę się, że powstaje dużo kursów dla przedsiębiorców odnośnie delegowania. To jest super sprawa w dwie strony. Także dla przedsiębiorców, żeby osiągać jak najlepsze efekty, bez problemów i sporów.

– Lidia Krawczyk: Rok temu zaczęłam współpracę z pierwszą wirtualną asystentką. Myślę, że wiele osób, ma problem z określeniem tego, co będę delegować i czego tak naprawdę chce od wirtualnej asystentki. Problem też polega nie tylko w  przekazywaniu instrukcji, ale bardziej na określeniu dla siebie co ja oczekuje od wirtualnej asystentki. To ważny krok przed szukaniem wirtualnej asystentki, aby wypisać zadania, jakie ja mogę wydelegować wirtualnej asystentce. I jest to dość ważne, aby nie mówić, że trzeba coś zrobić na social media, ale nie wiemy co. Posty mają być codziennie, więc zajmij się tym. To nie jest dobre delegowanie?

– Anna Kawecka: Nie, zdecydowanie nie, ale często spotykane. Szczególnie u przedsiębiorców, którzy nie współpracowali z wirtualną asystentką. Takiego zlecenia to nawet agencja marketingowa chyba nie zrealizuje.

– Lidia Krawczyk: Jest w tym jakaś prawda, że dobrze jest poznać najpierw samemu pewne narzędzia, przemyśleć strategię to jest to, czego ja uczę z kolei. Przemyśleć najpierw gdzie jest Twój klient, kto jest tym klientem, jaką ofertę do niego kierujesz, jaki problem rozwiązujesz, Jak mamy to wszystko opracowane, to wiemy, co na social media przygotować. Jeżeli na te pytania nie odpowiemy, to żadna wirtualna asystentka nie pomoże dalej, bo nie wiadomo co publikować.

– Anna Kawecka: I po co? Bo jak nie mamy określonego działania, sprzedajemy za miesiąc lub dwa kurs, to musimy wiedzieć, co musi się stać przed tym kursem. To też jest ważne. Wtedy od tyłu ustalamy daty i działania. Czasami jest chaos: Wydam e-booka i co dalej robić?

– Lidia Krawczyk: Czyli tak, jeżeli delegujemy, to co ta asystentka ma zrobić. Najlepiej, jeżeli to jest projekt e-book, to rozbijamy go na to, kto pisze treść, w tym przypadku ja. Następnie czy asystentka ma zredagować go, złożyć a może graficznie oprawić. Co konkretnie i kiedy. Jeżeli mamy projekt e-booka za 2 miesiące i planujemy od tyłu, to co musimy zrobić po kolei. My tak robimy w Nozbe, często się również słyszy Asana do zarządzania projektami. Rozbijamy sobie projekt, co robi Lidia, co robi Ania i przy tym są daty, do każdych z tych zadań. Pewne rzeczy z czasem są powtarzalne a post, ma wyglądać tak i w nim ma być dana zawartość. Na początku natomiast mówiłam Ci szczegółowo, co ma być i jaką grafikę wybrać, ewentualnie sama ją przygotowywałam. Można zacząć powoli, że ja daje Ci materiały, a Ty tylko wstawiasz i jak widzę, że już wiesz, to sama zaczynasz tworzyć kilkuzdaniowy tekst i sama dobierasz grafikę, bo ja mogę Ci zaufać. Problem biznesu jest wszędzie, jak i jego skalowania. Jak skalujemy, musimy delegować i dawać te szczegółowe instrukcje. Najczęstsze problemy w pracy z klientem? Troszeczkę o tym zaczęłaś mówić, ale jakie są Twoje doświadczenia?

– Anna Kawecka: Oprócz delegowania, a z tym delegowaniem można sobie poradzić i opracować wspólną metodę, aby dojść do fajnego skutku, to gorszym problemem jest komunikacja. Wtedy ciężko ustalić, aby współpracować jako partnerzy. Często klienci mają zapędy, że ja jestem Twoim szefem a Ty moim pracownikiem. Tworzy się bariera i wirtualna asystentka czuje się jak pracownik, gdzie zadanie ma być wykonane najlepiej na wczoraj i aby było jak najlepiej i żeby nic nie sugerowała i nie doradzała. Natomiast jeżeli coś pójdzie źle, to jest jej wina. I to są dla mnie największe przypadki oraz niedoprecyzowane zadania również. Kolejne poprawki, bo wirtualna asystentka nie przeczytała w myślach, że kolor ma być zielony, a nie czerwony. Wynoszone to jest z etatu jeszcze, może klient, niedawno był pracodawcą, zatrudniał na etat lub dalej zatrudnia. Jednak to partnerstwo jest ważne, bo wirtualna asystentka jest również przedsiębiorcą i zajmuje się także swoim biznesem. Ma również dużą wiedzę i może być świetnym wsparciem zamiast osobą do wylewania swoich frustracji.

– Lidia Krawczyk: Myślę, że bardzo ważny temat poruszyłaś. Ja też mocno jestem przekonana, że to jest najlepsze podejście. Osoba, z którą współpracujesz niezależnie, kim ona jest i to, że Ty jesteś jej klientem, nie znaczy, że jesteś dominującą osobą w relacji. Partnerstwo jest o wiele lepszy, teraz jesteśmy zespołem, pracujemy nad celem i rozwojem firmy. Jednocześnie ja mam szacunek, że masz innych klientów i rozwijasz swój biznes. Możemy się od siebie uczyć i tę wiedzę, którą masz od innych klientów o narzędziach, możesz użyć, aby czasami coś mi podpowiedzieć, co lepiej i skutecznie zrobić a ja ze swojej strony mogę Cię nauczyć czegoś z mojego doświadczenia. Obie się uczymy od siebie, moja firma się rozwija i Ty też z tego korzystasz. Budujesz swoją markę, chociażby dzisiaj na live jesteśmy razem, ja Cię wszędzie polecam. To działa, bez kadzenia, ale mi się współpracuje z Tobą bardzo dobrze, bo jesteśmy na jednym poziomie oczekiwań i podejścia partnerskiego. Mam dla Ciebie pytanie dotyczące początkujących wirtualnych asystentek. Co byś im poradziła na początku we współpracy z klientem lub szkoleniem się? Co jest taką złotą radą?

– Anna Kawecka: Przede wszystkim, aby ta osoba rozeznała się w rynku, jak to wygląda, ile można zarabiać, jakie są specjalizację i co musi umieć na starcie oraz czego może się douczyć. Jest teraz tyle grup oraz darmowej wiedzy w internecie. Dziewczyny piszą blogi, książki, e-booki, kursy. Są również wirtualne asystentki bardziej zaawansowane, które udzielają mentoringu, konsultacji. Czasem wirtualna asystentka potrzebuje chwili, dosłownie 2 godzin, żeby pewne tematy poukładać. To są fajne rzeczy, które można sprawdzić, wymagają trochę czasu, żeby się zapoznać, ale jest darmowych materiałów. Ja zrobiłam kiedyś PDF jak korzystać z Asany, jest u mnie do pobrania za darmo. 

– Lidia Krawczyk: A co byś poleciła osobom, które chcą zacząć współpracę z wirtualną asystentką?

– Anna Kawecka: Powinny się dobrze rozeznać w wirtualnych asystentkach. Czasami ta pierwsza lepsza to nie jest dobre rozwiązanie. Warto zapoznać się z ich ofertą, czy ona robi to, czego ja potrzebuje. Czasami ktoś się zgłasza do wirtualnej asystentki z zadaniami do edycji filmów lub podcastów, których ona nie ma w ofercie i to nie jest odpowiednia osoba, do której się kieruję. Ważne jest, aby research odbywał się szczegółowo, by móc sprawdzić, umówić się i porozmawiać.

– Lidia Krawczyk: Gdzie szukać zatem wirtualnych asystentek? Googlować je, czy może na Facebooku?

– Anna Kawecka: Można googlować, można szukać na Facebooku. Wirtualna asystentka już nie jest tematem, w którym nie wiadomo, o co chodzi. Koleżanka, która prowadzi swój biznes, ma już swoją wirtualną asystentkę i można się jej zapytać i doradzić. Również jest wiele grup stworzonych dla wirtualnych asystentek i tam można także rozpocząć swoje poszukiwania. Nawet już w grupach biznesowych ogłaszają się wirtualne asystentki, widzą zapytanie i same proponują współpracę. Wirtualne asystentki, które dbają o swój wizerunek łatwo również znaleźć w wyszukiwarce, ponieważ pojawiają się już w pierwszych pozycjach.

– Lidia Krawczyk: Zanim zaczniecie szukać wirtualnej asystentki, warto rozpisać, do czego Wam jest potrzebna i jakie wymagania macie w stosunku do niej. Co ona ma robić? Czy to edycja filmów, postów na social media, aktualizowanie WordPressa i newslettera? Najważniejsze, aby szukać osoby pod zadanie. Najlepiej jest też i byłam z tym skonfrontowana, aby szybko rozpisać swoje procesy krok po kroku ze stwierdzeniem, co ja robię i co mogę delegować wirtualnej asystentce. Co będę robić sama, bo jest dla mnie ważne. Jeżeli ważny jest twój rozwój osobisty i styk z klientem to warto zająć się tym samemu. Rzeczy oddelegować wirtualnej asystentce te natomiast, które są w tle. Jeżeli piszesz tekst do postu lub artykułu, a ktoś Ci go wrzuci na stronę, sprawdzi gramatykę i odpowiednio ustawi, to już oszczędzasz czas, ale jest takich rzeczy dużo więcej. To w czym Ty mi pomagasz dla przykładu to aktualizacja trzech stron, dodawanie postów na stronę, edycja filmów, wrzucanie na YouTube, Facebooka. Cała komunikacja związana z Klubem Dobrego Biznesu. Teraz zaczynamy z ActiveCampaign. Do tego też dochodzi moderacja grupy, a kiedy przyjdzie e-book i webinary, to trzeba przygotować promocję, zredagować i złożyć e-booka. To są właśnie typy zadań, nad którymi pracujemy wspólnie.

Dodam jeszcze rady dla wirtualnych asystentek. Myślę, że taka rada, jaką Tobie udzieliłam w styczniu tego roku to zrobienie sobie biznesplanu, w jakim stopniu dochodowa będzie ta działalność. Wirtualne asystentki pracują najczęściej w taryfie na godzinę. W zależności od tej taryfy Twój czas w ciągu tygodnia jest ograniczony. Zakładając, że masz full czasu i chcesz pracować: 40, 50 czy 30 godzin w tygodniu, jeżeli Twoja taryfa wynosi tak, to przelicz, ile zarobisz. Kwestia jest również strategii czy możesz skierować się na klienta niepolskiego a anglojęzycznego. Czy oprócz działalności wirtualnej asystentki to może być również jak u Ani budowanie mentoringu i współpraca z innymi wirtualnymi asystentkami co umożliwia inny próg dochodów. Może być tak, że kilka z Was się obudzi za rok, mając full klientów, ale bez możliwości utrzymania się z tego, więc trzeba już teraz włączyć działanie. Jeden Excel wystarczy, aby przemyśleć, jaka będzie moja strategia na przyszłość, ale co później. Oczywiście nie każdy musi robić kursy, rozwijać agencje. Może są inne możliwości, opracowania produktów. Chociażby robienie stron to konkretny produkt, który możesz inaczej taryfować. Ania jeszcze temat interesujący wszystkich. Wirtualne asystentki oraz osoby prowadzące biznes, które chcą je zatrudnić, jakich narzędzi używasz?

– Anna Kawecka: Powiem o takich podstawach, które każda wirtualna asystentka powinna używać. To przede wszystkim specjalna aplikacja do mierzenia czasu dla każdego klienta z osobna, przez którą generujesz raport dla klienta, aby poinformować go co i kiedy było robione. Ja używam Toggl. Jest to program, który aktualnie mi wystarcza i wiem, że są bardziej zaawansowane np. Hubstaff, który rejestruje, co wirtualna asystentka robi w danym czasie. Mnie się nie zdarzyło, żeby klient mi zarzucił, że w tym czasie, w którym pracowałam, mogłam robić coś innego. Toggl jest bezpłatny i fajny. Asana do delegacji zadań i PDF, który podsyłałam do wspólnej współpracy nad projektami. Tak jak również Nozbe, dochodzi czasami w Trello, ale dawno nie pracowałam, gdyż dla mnie ma za mało funkcji. Canva do grafiki. To również najlepsze narzędzie do tworzenia fajnych grafik. Pakiet Microsoft Office, kalendarz Google. Następnie Google Drive, Dropbox do przechowywania i przesyłania pomiędzy sobą plików. No i oczywiście LaguageTool, który ułatwia pracę wirtualnej asystentce. Kolejna moja propozycja to Calendly. Jest to system do rezerwacji konsultacji. Można go synchronizować z kalendarzem rezerwacji na Facebooku oraz Kalendarzem Google.

– Lidia Krawczyk: Ja bym jeszcze dodała system do zarządzania hasłami. Bo to jest jeszcze coś, co przerabiałyśmy w tym tygodniu. Zastanawiałam jak podzielić się z Tobą hasłami bez podawania Ci konkretnie haseł do niektórych rzeczy np. do YouTube. Okazało się, że mój program, którego używam od 2 lat, ma taką funkcję osobnego miejsca, gdzie mogę podzielić się hasłami do konkretnych programów i daję Ci dostęp tylko do tego kawałka. U mnie to jest 1Password, ale ty używasz podobnego programu?

– Anna Kawecka: Tak, u mnie jest to LastPass.

– Lidia Krawczyk: No tak, bo w większości przypadków wirtualna asystentka musi dostać te hasła od klienta. W niektórych programach jest możliwość dodatkowych użytkowników, ale są pewne miejsca, gdzie nie jest to możliwe i masz tylko jedno hasło i konto i trzeba to podzielić. Jedna rzecz w kwestii komunikacji, czego nie doprowadziłam z Angeliką i robię to z Anią, Warto mieć cotygodniowe krótkie spotkanie takie online na Zoomie, na Skype, lub telefonie, aby mieć punkt kontaktu komunikować się ze sobą na bieżąco i porozmawiać co ewentualnie jest, czego brakuje. Cotygodniowe spotkania mogą wyjaśnić, dlaczego coś gdzieś utknęło. Również dodatkowe wyjaśnienie. Często 15 minut rozmowy zastąpi dużą ilość e-maili, które mogą być źródłem nieporozumień.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *