Kulisy zawodu wirtualnej asystentki

Jakiś czas temu miałam okazję być gościem, w wywiadzie u Justyny Pytko – Projektantki Kariery. Rozmawiałyśmy o kulisach zawodu wirtualnej asystentki. Zapraszam serdecznie do obejrzenia odcinka, wysłuchania lub przeczytania transkrypcji poniżej.

Justyna Pytko: Nazywam się Justyna Pytko. Jestem projektantką kariery i od lipca prowadzę tutaj na swoim fanpage lukratywne rozmowy. Dlaczego lukratywne? Są to rozmowy z ludźmi pełnymi pasji, ale też z ludźmi z poszczególnych branż, przedstawicielami poszczególnych zawodów. Dzisiaj moim gościem jest Anna Kawecka wirtualna asystentka i jesteśmy tutaj po to, by zabrać Was za kulisy zawodu wirtualnej asystentki, ale też zdradzić Wam sekret co zrobić, by wirtualną asystentką bądź wirtualnym asystentem zostać, lub w jaki sposób nawiązać współpracę z wirtualną asystentką jeśli nie chcemy kogoś zatrudniać do biura fizycznie, ale bardzo chcielibyśmy współpracować z kimś takim jak Ania–zdalnie. 

Przejdę do mojego gościa, który obecnie jest w Holandii. Łączy się Rzeszów z Holandią, Polska z  Holandią. Cześć Aniu, powiedz nam, proszę kilka słów o sobie, może być kilkadziesiąt.

Anna Kawecka: Nazywam się Anna Kawecka. Jestem wirtualną asystentką, wirtualną office manager. Zajmuje się obsługiwaniem biznesów online, głównie kobiecych, ale zdarzają też klienci panowie. Od jakiegoś czasu działam ze swoim zespołem. Pracuje z Moniką, która zajmuje się grafiką i z Anią, która jest copywriterką. One wspierają mnie przy pracy i przy wspieraniu klientów i ich biznesów. Oprócz tego prowadzę szkolenia, kursy i mentoring dla przyszłych wirtualnych asystentek.

Justyna Pytko: Wiemy, że masz załogę. Wiemy, że mieszkasz w Holandii. Wiemy, że powadzisz własną firmę, która oferuje wirtualne wsparcie. Masz firmę, która wspiera przedsiębiorców i ludzi, którzy prowadzą własny biznes, ale nie potrafią znaleźć tak jakby  tego czasu na to, co Ty możesz robić, bo myślę, że też nam opowiesz, czym na co dzień się zajmujesz, ponieważ zawód wirtualnej asystentki na ten moment jest bardzo popularny, prawda?

Anna Kawecka: Tak, powiem Ci, że czasami mam wrażenie, że z dnia na dzień się staje coraz bardziej popularny, bo widze ile nowych dziewczyn przybywa do branży, albo chce zostać wirtualną asystentką. Nie ukrywajmy, ze to jest fajna praca, ale tez dosyć wymagająca i jednak trzeba coraz więcej umieć, bo ten rynek im jest szerszy, tym te kompetencje muszą być coraz większe, lepsze i musi być ich więcej, żeby móc się wyróżnić i żeby klient wybrał właśnie Ciebie.

Justyna Pytko: Czyli nie możesz stać w miejscu? Ciągle musisz się uczyć i rozwijać.

Anna Kawecka: Nieustannie się uczę. U mnie codziennie są odpalone kursy, albo książka nowa, także cały czas inwestuje w swoją wiedzę, w narzędzia, żeby móc się rozwijać i sprostać oczekiwaniom swoich klientek głównie, ale również pojawiają się klienci, także to się rozszerzyło. Mimo że ofertę głównie kieruje do kobiet, ale z panami tez się fajnie pracuje więc, dlaczego nie.

Justyna Pytko: Rozmawiałyśmy dzisiaj właśnie o tym, bo ja byłam podekscytowana, bo akurat obiecałam sobie, że do każdego z mojego rozmówcy pojadę, żeby porozmawiać. Jutro mam w planach udać się do Gdańska, ale niestety zdrowie i siła wyższa i natura mi nie powoli, żeby pojechać do Gosi do Gdańska, aby móc z nią porozmawiać o tym czym ona zajmuje się, ale jak się dowiedziałam, że mam live z Tobą, to może ten Amsterdam? Sprawdzę loty, polecę i będzie fajnie. W sumie nie Amsterdam, ale Lelystad.

Anna Kawecka: Do Amsterdamu mam blisko. Tak często jeżdżę jeżeli mam gości do Amsterdamu, że mogłabym oprowadzać po Amsterdamie, więc jeżeli kiedyś będziesz miała ochotę, to zapraszam. 

Justyna Pytko: Powiedz mi, czy z Twoich usług korzystają zagraniczni klienci, czy pracujesz głównie z Polakami tylko zdalnie?

Anna Kawecka: Moi klienci, to Polki i Polacy, ale mieszkających w różnych krajach. Mam klientów z Holandii, z Polski, z Niemiec, z Hiszpanii, z Wielkiej Brytanii. To jest właśnie fajna praca, że granice się już zacierają. To jest to, co mi się podoba, że nie ma granic. Ja jestem w Holandii i mogę pracować z kimś z Polski, z Niemiec, z Hiszpanii czy jakiekolwiek kraju, to jest ekstra.

Justyna Pytko: To jest wspaniałe, bo to chyba jest magia biznesu online. Jesteś w jednym miejscu, ale tak naprawdę tyle państw dookoła i tez dobrze wiedzieć, że Polacy są tak rozproszeni na wszystkie zakątki świata.

Anna Kawecka: Nawet ostatnio rozmawiałam z dziewczyną, która mieszka w Nowym Jorku i też się zastanawiałyśmy, jakbyśmy mogły współpracować.

Justyna Pytko: Strefa czasowa!

Anna Kawecka: Tu miałyśmy pewne problemy ze strefą czasową i pod kątem bardziej formalnym, więc ona zaczęła szukać kogoś w Stanach Zjednoczonych do wsparcia, bo jednak się okazało, że może być to kłopotliwe.

Justyna Pytko: Niesamowite, czyli Twoje zasięgi już za ocean lecą!

Anna Kawecka: Powiedziała, że mnie wygooglowała i wyskoczyłam na pierwszej stronie, że strona jej się spodobała i stwierdziła, że do mnie napisze.

Justyna Pytko: To jest niesamowite! Jeśli jesteście już z nami i jeżeli planujcie zatrudnić wirtualną asystentkę, bądź też przymierzacie się do tego, aby zostać wirtualnym asystentem,  bądź wirtualną asystentką i pracować tak jak Ania zdalnie, to ten live jest dzisiaj dla Was. Możemy wykorzystać Anie w 100% podczas naszej audycji na żywo, więc jeżeli macie jakiekolwiek pytania to bardzo proszę, piszcie śmiało w komentarzach, każde pytanie poprzedzajcie pytajnikiem, będzie łatwiej mi znaleźć je w komentarzach. Myślę, że Ania na wszystkie pytania bardzo chętnie odpowie.

Tymczasem ja chciałam zapytać Anię, jak wygląda Twój dzień pracy? W ogóle jak wygląda Twoja praca wirtualnej asystentki zza kulis. To jest ciekawe, bo Ty pracujesz zdalnie. To jest spora umiejętność, żeby po prostu rozgraniczyć czas prywatny i zachować tak zwany work-life balance, o którym ciągle się mówi, tę równowagę, żeby się skupić i skoncentrować na pracy, żeby nie robić zadań między praniem czy gotowaniem. Powiedz mi, proszę, jak wygląda Twój dzień? Twoja praca zza kulis.

Anna Kawecka: Powiem Ci szczerze, że właśnie te garnki, zlew i pranie kuszą, ale trzeba sobie rozplanować tak, żeby tym się nie interesować i dopiero po pracy się tym zająć.

Ja zaczynam pracę zazwyczaj o godzinie 8 i pracuje tyle, ile trzeba, ale w granicach 17-18 staram się kończyć, chyba że mam rozmowy z klientkami, bo stawiam na konsultacje. Tak, jak widzimy się teraz poprzez kamerkę. Wtedy można sobie wszystko wyjaśnić, zaplanować. Dzięki temu ustalamy sobie harmonogram naszych prac z jedną i z drugą klientką, a później to planuję dla wszystkich, żeby każda klientka była zadowolona. To jest tak, że zazwyczaj wieczorem sobie planuje, co jest do zrobienia kolejnego dnia, co jest do zrobienia pilnego, a co fajnie jak zrobię, jak zdążę. A jak nie, to jest przełożone na kolejny dzień w zależności od pilności zadań. Wiadomo, muszę na to mieć uwagę.

Czasami zdarzają się pożary, strona padła nieoczekiwanie i jest akcja: rzucamy wszystko i naprawiamy. Coś nie działa, jakaś sprzedaż kursu, czy innych ważnych rzeczy i się okazuje, że coś nie wytrzymuje i trzeba szybko reagować i zdarzają się takie szybkie akcje, są to różne pory, nie tylko w czasie moich regularnych godzin, ale też to taka praca. Jak na rano coś mi wypadnie, to praca jest realizowana wieczorem. Traktuje to dosyć elastycznie i staram się ustalić ramy czasowe, żeby work-life balance zachować. Także są dni kiedy pracuje od rana do wieczora, bo klientka ma live o 20, a ją mam ja wspierać podczas niego. Tak czy siak, muszę zacząć prace o 8, bo coś innego mam do zrobienia, ale człowiek korzysta z przerw pomiędzy. Trzeba sobie samemu ze sobą ustalić taki harmonogram i się go trzymać.

Justyna Pytko: Również chciałam zapytać, jakie kompetencje i predyspozycje powinna posiadać wirtualna asystentka? Osoby, które chciałyby pracować tak jak Ty. Tutaj widze, że taka umiejętność zarządzania sobą w czasie i zarządzania sytuacją kryzysową, to tutaj na pierwszym miejscu, ale jestem również ciekawa i myślę, że nasi goście również, co mieści się w zakresie Twoich obowiązków, co znajduje się w ofercie, jakie zadania stoją przed wirtualną asystentką? Czym wirtualna asystentka się dokładnie zajmuje?

Anna: Tych zadań wirtualnej asystentki jest masa. W zależności do tego kto, jaką specjalizacje sobie obrał. Tego jest ogrom. Tak jak Ci mówiłam, stale rośnie i większy jest rynek. Musimy podnosić te kompetencje. Czasami mam wrażenie, że wirtualne asystentki będą za niedługo konkurować z agencjami marketingowymi. Kompetencje będą już na tym poziomie co agencje, chociaż i tak staramy się w tej branży zachować ten balans, ale czasami mam takie wrażenie, że już niedługo. Wirtualne asystentki wstawiają reklamę na Facebooku, reklamę w Google, tworzą kampanie sprzedażowe czy kursowe. Wspierają w kursach klientów, często doradzają. Jak już nabędzie ktoś doświadczenie to, czemu nie? To samo tyczy się montażu filmów, podcastów, obsługi stron internetowych, budowania stron internetowych, mailingu i newslettera. Układanie lejków, począwszy od strony zapisu po sekwencje mailowe, które mają sprzedawać, albo przyciągnąć na początek tego klienta. Tak naprawdę jest tego sporo, jest grafika, copywriting, zadania biurowe, administracyjne. Jakbym miała zacząć wymieniać, to sporo tego.

Justyna Pytko: Faktycznie brzmi jak taka nawet jednoosobowa agencja. Ty powiedziałaś, że masz swój zespół. W pojedynkę działać to człowiek by się kolokwialnie mówiąc, zajechał. Tutaj grafika komputerowa, montaż filmów i prowadzenie dokumentacji. Mailing, reklamy na Facebooku, ogarniecie social media. Masa pracy, wiec trzeba mieć łeb na karku, z tego co tutaj mówisz. Teraz już rozumiem, dlaczego jesteś w pogotowiu dla osób, z którymi współpracujesz, bo tworząc platformę sprzedażową, jak w sklepie coś się popsuje, to Ty musisz te trybiki naprawić, bo by ucierpiał klient, jak i osoba, która kupuje i nastawiła się na zakup, a nie ma produktu, nie może go kupić, bo cos się działo, więc Ty oswojona jesteś z cyfryzacją i technologią i jesteś przygotowana, z tym że płata nam czasem takie figle.

Anna Kawecka: Też trzeba popatrzeć na to, że nie mamy wpływu na taką technologię i  złośliwość rzeczy martwych. Z drugiej strony jesteśmy tylko ludźmi, czasami ktoś coś gdzieś kliknie i już nie działa. Ważne, żeby podejść do tego na chłodno i spróbować szybko i bez bólu naprawić problem, żeby wszystko dalej hulało.

Justyna Pytko: Zimna krew! Jak najbardziej, zimna krew. Powiedz mi, proszę Ania, gdybym chciała zacząć prace jako wirtualna asystentka, to jakbym miała teraz zaczynać to, jakie narzędzia miałabym już znać? Czy jest sens uczyć się wszystkiego od początku? To jest na pewno czasochłonne, ale gdybym miała startować jakie narzędzia są takie must have, abym mogła umieć z nimi pracować.

Anna Kawecka: Zależy, co byś chciała robić. Tak jak Ci mówiłam, wiele jest różnych specjalizacji wirtualnych asystentek. Większość dziewczyn zaczyna od administracji, od tego, żeby robić prostą grafikę i proste teksty na social media. Mniej więcej znać WordPressa na tyle, by móc dla klienta zaktualizować wtyczki, stronę, coś drobnego poprawić. Znać podstawowy system mailingowy, chociażby MailerLite. Jeżeli znasz MailerLite, to każdy inny system jest szybki do ogarnięcia, warto byłoby znać, podstawy grafiki w Canvie i fajne grafiki zrobić. Canva jest dosyć prosta, więc myślę, że większość przedsiębiorców z niej krozysta jeżeli tworzy grafikę.

Justyna Pytko: Jak ktoś zna Photoshopa dodatkowo, to już w ogóle wystrzał?

AnnaKawecka: To jest super! Dlatego właśnie mam moją Monikę, bo ja jestem na etapie Canvy, a Monika załatwia całą resztę programów i mi tworzy cuda. Jeżeli chodzi o grafikę i pisanie artykułów, gdzie muszę zrobić cały research, dowiedzieć się, coś ułożyć, to nie jest moja bajka, ale ja uważam, że nie muszę być we wszystkim specjalistką, bo tak się nie da, dlatego takie teksty deleguje do Ani, która ma do tego dar i talent i głównie się tym zajmuje.

Justyna Pytko: To jest też talent, umiejętność delegowania zadań, bo im więcej chcemy zrobić, to skutki czasem bywają brutalne, wiec warto delegować. Widzę, że jednak jest też sens, jeżeli się decyduje na pracę wirtualnej asystentki nawiązywać współpracę z osobami, które są dobre w konkretnej dziedzinie, czy montaż filmów, czy grafika w zależności do tego co chciałabym zrobić.

Mamy pytanie od Pana Karola. Karol się pyta: Jak myślisz, skąd bierze się tak duża popularność wirtualnych asystentek? Ostatnio wydaje się, że bardzo dużo firm decyduje się na współpracę z wirtualnymi asystentkami właśnie.

Anna Kawecka: Jeżeli chodzi o ten aspekt, dlaczego tyle firm zatrudnia wirtualne asystentki, to ja mam bardzo łatwą, chociaż troszeczkę jeszcze brutalną dla naszej branży odpowiedź. Jest po prostu tanio, bo jeżeli miałoby się zatrudnić cala agencję marketingową, która bierze grubą kasę, a wirtualna asystentka nawet taką z zespołem zdalnym wychodzi nieporównywalnie taniej, to jest raz. Dwa, że nie trzeba zatrudniać pracownika na etat, co się wiąże z obciążeniem kosztami związanymi z zatrudnieniem pracownika, szkolenia go, stanowiska pracy, narzędzi. Wirtualna asystentka musi to wszystko mieć i oprócz tego można ją sobie wrzucić w koszta jeżeli posiada działalność gospodarczą, to jest fajna rzecz. I też wirtualne asystentki to są tak ambitne dziewczyny. Jak widze, jak moje dziewczyny z teamu walczą,  szkolą się i ile wkładają w siebie wiedzy i ile praktykują i starają się być, jak najlepsze w tym co robią. Sama po sobie widze od kiedy pracuje jako wirtualna asystentka, jeszcze zanim zaczęłam pracować jako wirtualna asystentka, to po prostu mój regał z książkami się ugina, nie mówiąc o tym, ile kursów zdążyłam w międzyczasie zrobić, szkoleń przejść. I to wszystko dalej się mnoży i mnoży, aby jak najwięcej potrafić, umieć i umieć pomagać. To jest praca i też taka pomoc.

Justyna Pytko: Ja to potwierdzam, bo akurat bardzo podziwiam, to co robią wirtualne asystentki. Podziwiam również Twoją pracę, w jaki sposób do niej podchodzisz, ale też, jakie projekty wychodzą spod Twoich rąk. Ja pamiętam, jak postanowiłam zbudować swoją własną stronę internetową i będę działać na WordPressie i wszystko zrobię i co to dla mnie nie jest. Jak usiadłam w tutorialach, przyznam szczerze, po którejś tam godzinie, miałam ochotę wziąć, wyrzucić laptopa i za nim wyskoczyć. To było po prostu okropne. Zwłaszcza że to jest bardzo czasochłonne dla kogoś, kto się dopiero się uczy, a dla Was, które rozwijacie te kompetencje, w sumie na co dzień jesteście z technologią za pan brat, jak i z wszystkimi narzędziami, które wychodzą. Myślę, że prawo mediów społecznościowych macie w jednym paluszku, więc tutaj jest i optymalizacja kosztów i czasu po to, żeby przedsiębiorca mógł pracować w swojej najwyższej stawce godzinowej.

Miałam zadać Ci pytanie, kto powinien się zgłosić do wirtualnej asystentki, ale myślę, że Karol, zadając swoje pytanie, na to też to odpowiedział. To są osoby, które nie chcą wydać zbyt dużych pieniędzy na dział marketingu.

Czy są osoby, które też powinny się skontaktować z wirtualną asystentką?

Anna Kawecka: Przede wszystkim małe, często jednoosobowe firmy. To jest najlepszy klient. Zapomniałam też w sumie powiedzieć o takiej najważniejszej kwestii, że współpraca z wirtualną asystentką, to jest taka współpraca bliższa, bo Ty pracujesz z konkretną osobą. Jak masz agencję marketingową, to nie wiesz, z kim Ty tam pracujesz. Raz jedna, raz druga, raz trzecia osoba Ci odpowiada. Nie ma się kontaktu i nie łapie się relacji. U mnie przede wszystkim ważna jest relacja, wtedy lepiej idzie praca i współpraca. Jeżeli jednak sobie ufamy, trochę już się znamy. Znamy swoje możliwości, też to inaczej wygląda.

Justyna Pytko: Rozmawiamy o pracy wirtualnej asystentki, a jak to się w ogóle stało, że Ty zadecydowałaś na ten charakter pracy? Kim wcześniej byłaś, jak wyglądała Twoja ścieżka kariery? Jak to się stało, że dziś Anna Kawecka VA-VOM jest wirtualną asystentką, do której garną się ludzie ze wszystkich stron świata?

Anna Kawecka: Powiem Ci szczerze, że moja taka kariera odbywała się głównie tutaj w Holandii. W Polsce miałam do czynienia z rekrutacją, byłam koordynatorem w jednej agencji pracy tymczasowej, to też gdzieś miałam coś wspólnego z Twoją branżą. Później wyjechałam do Holandii i pracowałam przez 3 lata w fabryce rowerów. Zajmowałam się administracją, głównie, ale gdzieś tak już czułam, że jakoś mi nie leży ten etat, że chce spróbować więcej. Tym bardziej że WordPress, marketing i newsletter nie był mi obcy. Od 9 lat powadziłam bloga o modzie, kiedyś się bawiłam też influencer marketing i prowadziłam całkiem popularnego bloga. Teraz mało kto o nim pamięta, bo ja też dłuższy czas zaprzestałam publikacji tam, ze względu, że poszłam na ten etat i chciałam się rozwijać. To czasy fashion weeków, ale też fajnych imprez i miło to wspominam, jak i całe prowadzenie bloga o modzie. To mnie tak popchnęło, tyle lat w internecie jestem i z tą technologią zawsze się dobrze czułam.

Jestem też introwertykiem, choć wiele osób uważa ze nie. Ja lubię też zacisze domowe, to zacisze domowe sprawia, że jestem bardziej produktywna i spełniam się w tym co robie i uwielbiam to, co robie. Pracujemy online z moimi klientkami, ale często tutaj w Holandii, widujemy się także offline na różnych spotkaniach.  Zawsze chciałam mieć własną firmę, nie sądziłam, że tak szybko się rozwinie. Tym bardziej stwierdzam, że to był dobry kierunek dla mnie.

Justyna Pytko: Czyli z pasji się to zaczęło? Czyli też zasługa bloga? Powiesz nam, jak nazywał się ten blog?

AnnaKawecka: Kiedyś nazywał się myinspirationss, a teraz nazywa się mondanabloga. Zrobiłam mały rebranding, ale zdjęcia i treści zostały te same, ale zmieniłam nazwę.

Justyna Pytko: Można powiedzieć: od fabryki do własnej firmy, ale też te skille administracyjne, one też w pewien sposób Ci pomagają, te kompetencje, które tam zdobyłaś?

Anna Kawecka: Tak, ja musiałam sobie sama planować pracę w firmie holenderskiej, więc to było wyzwaniem. Byłam na swoim stanowisku sama sobie szefem. Musiałam oddzielać pracę, co ja mam dzisiaj zrobić, więc dla mnie to była dobra praktyka, bo wiedziałam, że  sobie potrafię tę pracę zorganizować i tak powoli się to rozwijało. Przez 5 miesięcy pracowałam dalej na etacie i rozwijałam swoją firmę. Teraz od września działam tylko i wyłącznie na własny rachunek.

Justyna Pytko: Wspaniałe to jest! Także słuchajcie moi drodzy, jeżeli piszecie bloga już od kilku lat i chcielibyście zmonetyzować swoją pasję, to wykorzystajcie swoje skille z obrabiania zdjęć, pisania treści, jak i obsługi WordPressa, która przynajmniej dla mnie do prostych nie należy, więc tutaj faktycznie taka magiczna różdżka. 

Chciałabym również zapytać, skoro zdecydowałaś się, że praca na etacie nie jest dla Ciebie, to też, domyślam się, że to wynika z Twoich wartości, którymi się w życiu kierujesz. Czy mogłabyś się podzielić z nami jakie są Twoje wartości?

Anna Kawecka: Moje wartości, jeżeli mówimy o takim kontekście pracy, to jest coś takiego, żeby nie traktować ludzi w żaden sposób ani z góry, ani z dołu. Zależy mi na partnerskim podejściu, to jest dla mnie priorytet i w tej pracy, którą teraz wykonuje, mogę to realizować. Tak naprawdę, mimo że to moja klientka, czy klient i tak traktujemy się na równi i to jest wspaniale. Moi klienci wiedzą, że ja też jestem przedsiębiorcą, który w dodatku im pomaga, często wyręcza i często doradza niektóre rzeczy, których oni niekoniecznie wiedzieli, a które mogą im pomóc w biznesie, jest to fajne, że mogę działać na poziomie partnerskim, pełnym zaufania. Na etacie często jest tak, że to szef wydaje Ci polecenia i Ty to musisz robić i są weryfikacje, kto pracował na etacie lub w korporacji, to wie, jak to wygląda.

Justyna Pytko: Ja akurat sobie przypomniałam, jak chciałam zawsze zabrylować znajomością języka angielskiego w swojej pracy. Pamiętam, kiedy zaczęłam swoją pierwszą pracę w korporacji, miałam do zrobienia zadanie i kolega, z którym współpracowałam w dziale, powiedział mi, że jest to zadanie na ASAP, więc ja sobie pomyślałam — as soon as possible, czyli tak szybko, jak to jest możliwe, więc uznałam, no dobra teraz nie mam możliwości, żeby to zrobić, więc zrobię to wtedy, kiedy będę mogła. Dopiero później dotarło do mnie, że na ASAP to  zadanie na gwałt, na już. Ja sobie odczekałam parę godzin, jak przyszedł po gotowe, wtedy dotarło do mnie, ze moja definicja ASAP nie do końca jest  spójna z definicją, która panuje w obecnej firmie, więc musiałam poprawić szybko swój język, korpomowę. 

Aniu, dobrze, więc Twoje wartości, one Cię zbliżyły do tego, co robisz teraz. Wiem, że jesteś szczęśliwa, robiąc to, co robisz i to jest wspaniale. O to chodzi w rekrutacji, żeby byli odpowiedni ludzie w odpowiednim miejscu, żeby Ci ludzie mieli satysfakcję z tego, co robią, zarabiali fajne pieniądze. Spędzamy w pracy część naszego życia, więc bez sensu iść do pracy i w niej płakać i się złościć non stop. Wiadomo, że pojawiają się i lepsze i gorsze dni, bo nie ma bajecznego świata pracy, ale chciałabym zapytać Cię jeszcze o to, bo ptaszki mi ćwierkają, ze Ty jesteś skora do pomocy osobom, które chciałyby zostać wirtualnymi asystentkami. Jesteś taką trenerką wirtualnych asystentek?

Anna Kawecka: Staram się pomagać, ile mogę i jak moje doświadczenie mi pozwala. Dużo też dziewczyn zgłasza się do mnie. Od tego się zaczęło, że wiele dziewczyn pisało mi wiadomości. Stwierdziłam, że skoro tak jakby ktoś widzi, że robie to dobrze i chciałyby się dowiedzieć jak to robić, to dlaczego by nie wspierać. Zrobiłam grupę dla wirtualnych asystentek, tam robię też live czasami z różną częstotliwością, ale jednak one są także, też się staram pomagać, teksty pisać i instrukcje. Druga sprawa, fajnie było zrobić kurs dla wirtualnych asystentek. To było takie i praktyczne, żeby to wszystko zrealizować samodzielnie, żeby móc wspierać klientów przy tworzeniu kursów online, ale też dla  samej siebie, bo marzyły mi się takie kursy i produkty digitalowe dla siebie i z myślą o innych i tych, którzy będą się uczyć ode mnie, bo tam jest sama taka pigułka i samo mięcho, aby przejść cały ten proces i móc wspierać i wiedzieć, gdzie trzeba zwrócić większą uwagę. Jaki czas, jak zaplanować, żeby to wszystko się fajnie udało, żeby kampania sprzedażowa się udała.

Justyna Pytko: Czyli jeśli chciałabym się zamienić w wirtualnego rekrutera lub wirtualnego asystenta to Ty mnie poprowadzisz za rękę w kursie online? W tym kursie będę mogla poznać podstawowe narzędzia, ale też zaawansowane i w jaki sposób ich użyć, co jeszcze znajduje się w kursie?

Anna Kawecka: Kurs zrobiłam taki od podstaw dla dziewczyn co myślą sobie, że chciałyby zostać wirtualną asystentką, ale nie mają  pojęcia jak to zrobić. Przechodzimy tam całą drogę: od misji wizji swojej firmy, jakimi wartościami dziewczyny chcą się kierować, żeby sobie te podstawy uregulować. Przechodzimy przez koleje etapy marketingu: gdzie być gdzie szukać klienta, jak z nim rozmawiać,  przeprowadzać konsultacje. Wszystko po kolei krok po kroku taki onboarding klienta, jak on już jest, jakie dokumenty, o czym pomyśleć, narzędzia i techniki, które są niezbędne w pracy wirtualnej asystentki. To jest taka pigułka i samo mięcho, bo nie ma długich filmów, tekstów. Jest to podane w przystępnej formie.

Justyna Pytko: Czyli nic tylko korzystać. Powiedz mi, gdzie jest dostępny ten kurs, żeby można było przeczytać więcej  informacji na temat kursu? Zapisać, zakupić dostęp do platformy. Czy wszystko znajduje się na Twojej stronie, do której nam wkleisz link w czacie, czy na innej dedykowanej stronie, bardziej w grupie czy na Facebooku?

Anna Kawecka: Cały zakup kursu znajduje się na mojej stronie. W sklepie można sobie kupić ten kurs.

Justyna Pytko: Aniu to jest www.annakawecka.pl/sklep tak?

Anna Kawecka: Tak.

Justyna Pytko: Bardzo fajny prezent od chłopaków dla dziewczyn, które szukają pracy i miejsca dla siebie, więc mogą sobie z Tobą ten kurs przejść, ale tez bardzo fajny kurs na prezent dla samych siebie, bo zawsze myślimy o prezentach, które moglibyśmy kupić komuś. Możemy sprawić sami sobie prezent, jeżeli chcemy spełniać się zawodowo, mamy skille marketingowe i skille koordynacja biurowa, koordynacja zawodowa.

Aniu, nie byłabym sobą, gdybym nie zapytała Cię o rekrutacje. Jako projektant kariery, bardziej jako wirtualny rekruter, chciałabym zapytać, dać Ci zadanie i pytanie. Gdybyś sobie wyobraziła, że stoisz przed rekrutacją, bo zatrudniasz ludzi do swojego zespołu VA-VOM i masz się przygotować się do procesu rekrutacji, od czego byś zaczęła, jakbyś się przygotowała i co w takim procesie jest dla Ciebie ważne?

Anna Kawecka: Wiesz, ja już mam dwie rekrutacje za sobą moich dziewczyn z zespołu. To były taka rekrutacja i nie rekrutacja. Jedna z moich dziewczyn przyszła do mnie na mentoring, czyli takie dwumiesięczne wsparcie przy rozwoju jej firmy i tak mi się spodobała  z nią współpraca, że została u mnie w teamie. Zobaczyłam taką w niej cząstkę siebie z czasów mojego startu w WA i wiedziałam, że jest to dziewczyna ambitna i chce taką osobę. Anię poznałam na samym początku kiedy otworzyłam swoją firmę. Wymieniałyśmy się wskazówkami i ona mnie zapytała, czy może chciałabym, żeby ona mnie wspierała. Wiedziałam, że jest świetna w tym, co robi, więc mówię: zapraszam! Tak się to u nas potoczyło. Ale przygotowuje się do rekrutacji kolejnej. Chciałabym kogoś, kto fajnie śmiga w reklamie i na Facebooku i w Google więc będę się przymierzała do rekrutacji takiej trzeciej osoby, która będzie mi pomagała. 

Dodaję ogłoszenie, określam, czego ja potrzebuję, czyli w czym ta osoba musi śmigać i być świetna i umawiam się na rozmowę. Musi być rozmowa w cztery oczy, trzeba się poznać i zobaczyć czy jest chemia i czy zaklika i wtedy wiem, że z taką osobą mogę współpracować. Wtedy można poznać, jakie ta osoba ma wartości, jakie ma skille. To, co ktoś mi napisze w ofercie, czym zajmował się dotychczas, to gdzieś rzutuje na to, że ja tę osobę zapraszam na rozmowę.

U nas troszeczkę to inaczej, ja nie oczekuję CV, bo sama nie wysyłam CV. Wirtualna asystentka to nie jest to, co się wyuczysz w szkole, w korporacji czy innej firmie. To jest to, czego Ty się nauczysz sama i jak bardzo podejdziesz do tego, żeby się tego nauczyć, jak się starasz i jaką jesteś osobą. Nie mogę patrzeć na CV, a prędzej na ofertę i informacje, portfolio co kto zrealizował, bo też w pracy wirtualnej asystentki jest o tyle problem, że  mamy klauzule poufności. Jeśli klient mówi wprost, ja współpracuję z Anią, to nie ma problemu. Natomiast jeżeli klient, chce zachować poufność. że on działa sam i nie ma wsparcia, to ja też to muszę uszanować i ja nie mogę sygnalizować, że ja dla tej osoby pracuje. Dlatego wtedy to portfolio nie zawsze jest takie bogate, jakie naprawdę jest. 

Justyna Pytko: To jest bardzo fajne spostrzeżenie, ale też bardzo fajna informacja dla osób, które przymierzają się do rekrutacji wirtualnych asystentek dla kogoś i proszą o CV. Wtedy jeżeli ja otrzymam to CV to faktycznie, jeżeli ja widzę puste portfolio, to na mnie nie robi to wrażenia, ale faktycznie daje mi ta informacja, której udzieliłaś, taki inside w głowie, żeby zapytać o to osobę, którą jestem zainteresowana, czy jest to objęte klauzulą poufności i ja nie mogę poznać, dla jakich klientów pracowała. Ja rozumiem, że czasami są to popularni blogerzy, czy instagramerki, gwiazdy i każdy nie chce, żeby ujrzało to światło dziennie.

Cenna informacja, bardzo fajna informacja szczególnie dla rekrutacji, więc przygotowanie też jest bardzo precyzyjne. Też myślę, że wynikło to z tego, co mówiłaś, że musi być to osoba kreatywna, ale też godna zaufania. Osoba rzetelna, punktualna, sumienna i też pracowita i nielecąca w kulki. Więc tutaj też jest odpowiedzialna praca. Zwłaszcza jeżeli sama masz tyle do wykonania a jeszcze zarządzanie takim zdalnym, rozproszonym zespołem to też jest hardcorowe. 

Anna Kawecka: Ale do ogarnięcia! Jak masz fajny team, to się bardzo fajnie pracuje. Czasami dziewczyny mi mówią, że coś powinnam jeszcze zrobić. Dobrze mieć taki zgrany team, bo czasami jak miałam dużo na głowie, a dostawałam informacje, co jeszcze trzeba zrobić.

Justyna Pytko: Na ten moment u Ciebie bardzo mocno zadziałała rekomendacja, ale rekomendacja taka od samej siebie, bo Ty znałaś te osoby, czułaś dobre flow razem z nimi, było czuć miętę przez pokrzywy, jak to się dawniej mawiało. Dobrze Aniu, czy Ty podczas rozmowy sprawdzasz umiejętność posługiwania się narzędziami, bo jeżeli ktoś mówi, że coś zna w skali od 1 do 10 i zna to na 9, to w jaki sposób to można zweryfikować? Czy robisz jakieś zadania? W jaki sposób to sprawdzasz?

Anna Kawecka: Wiesz co, ja, zanim kogoś znajdę i chce kogoś zweryfikować, to ja mu zadaje na tyle specjalistyczne pytania, że jeżeli się zna, to odpowie, a jeżeli się nie zna, to będzie kręcić. Teraz będę szukać specjalisty do reklam, ale ja sama jestem zaznajomiona z tymi reklamami. Ja przeszłam kursy, jestem teoretykiem i szukam praktyka.

Jeżeli zadam jakieś pytanie i ja jako teoretyk, który u siebie coś tam popróbował, nie robię kampanii dla swoich klientów. Żeby robić kampanie dla klientów trzeba być specjalista, nie robie niczego, na czym się znam, nie w taki stopniu jak powinien się znać specjalista. Nie uczę się na klientach. Dopiero jak się nauczę, wtedy wykonuje zadania. Nawet w takiej teorii, przychodzi do Ciebie ktoś, kto nie wie totalnie, jak te reklamy wyglądają, który nie wie, o co chodzi. Można mu zakręcić i narobić problemów w menadżerze reklam i nie będzie efektów całej kampanii. Ja staram się wyłapywać informacje i z kontekstu analizuje. Jeżeli wszystko gra, daje szanse i mamy okres próbny na 3 miesiące, normalnie płatny, bo nie uznaje, że ktoś dla mnie pracuje za darmo. Ty pracujesz dla mnie w tym momencie, jak cos będzie nie tak, to po prostu to poprawisz.

Justyna Pytko: Powiem Ci Aniu, że Ty jesteś taką dobrą szefową.

Anna Kawecka: Staram się. Nie uznaje też tego za szefostwo. Jesteśmy na koleżeńskich stosunkach z dziewczynami i to też procentuje, że mamy do siebie zaufanie. Nie, że ja Ci rozkazuje, że to ma być na wczoraj, ale jest na zasadzie, że jak będziesz miała na to chwilę, albo kiedy mogłabyś to wykonać.

Justyna Pytko: Prezentujesz takie bardzo etyczne podejście do wykonywanej pracy.  Bardzo spodobało mi się to, że zaznaczyłaś, żeby nie testować na klientach dlatego, że łatwo jest tutaj wpaść, ale też łatwo narazić się na utratę dobrego imienia, ale przede wszystkim to, że wyrządzamy drugiemu człowiekowi krzywdę, bo jeżeli czegoś nie umiemy i nie potrafimy, to otwarcie o tym mówimy, bo też jednak ta osoba dużo utopi swoich pieniędzy, bo ona Ci jednak ufa, że Ty tę reklamę dobrze ustawisz na Facebooku czy Instagramie a nagle się okazuje, że jego portfel się wyszczuplił o kilka tysięcy i wtedy jest smutno, prawda?

Anna Kawecka: Dokładnie, nie testujemy nigdy na klientach. Ja uczę też dziewczyny, które do mnie przychodzą, że nie testujemy na klientach.

Ja na początku samym, też nie umiałam wszystkiego, nie da się. Zanim cokolwiek zrobiłam dla klienta, było tak, jeżeli chciał coś, czego ja nie potrafię, to informowałam go, że ja nie potrafię i się tego uczyłam samodzielnie. Jeżeli to było jakieś narzędzie, mam też klientki, które mi robiły tutoriale, miały swój system i robiły tutoriale jak coś zrobić krok po kroku, żeby było takim sposobem, jak one chcą. Najważniejsze jest, żeby być szczerym ze sobą, i wtedy to procentuje. Najgorsze jest, jak klient czegoś chce, a Ty nie potrafisz mu powiedzieć, że tego nie umiesz. W jakiś sposób się dogadamy, czy chcesz, żebym się doszkoliła i próbowała wdrożyć, ale warunkiem jest to, że ja informuje Cię, że tego nie robiłam, ale mam teorię, tylko nie mam praktyki. Ewentualnie poszukaj kogoś, kto się na tym zna. Ja od dłuższego czasu miałam tak, że odsyłałam osoby, które chciały reklamę na Facebooku do koleżanki, która jest w tym specjalistką i to jest fair podejście do klienta.

Justyna Pytko: To jest bardzo fair i fajne podejście, bo po tym co mówisz, wynika, że Ty nie widzisz w koleżankach czy wirtualnych asystentkach pracujących w tej branży, nie patrzysz na nie jak na konkurencje, które robią to samo co Ty, tylko bardziej patrzysz na nie jako takie wsparcie też dla Ciebie, dla Twoich działań i to jest bardzo fajne, że jesteś w stanie polecić też usługi innych dziewczyn, jeżeli Ty wiesz, że któraś jest od Ciebie lepsza w danej dziedzinie. Bardzo się to ceni. Mam nadzieję, że to nie będzie wkrótce rzadkie, tylko coraz częściej spotykane zjawisko, ponieważ u mnie jet tak samo. Jak ja jestem rekruterem, to nie jestem w stanie rekrutować ludzi do firm całego świata. Fajnie jest się wspierać z innymi rekruterami, dzielić się swoim doświadczeniem i też się od siebie uczyć i dzielić też wiedzą niż po prostu patrzeć na siebie wilkiem, bo nikt inny nie może być rekruterem lub wirtualną asystentką niż ja. To jest bardzo fajne podejście.

Kiedyś prowadziłam ogólnopolską szkołę programowania dla dzieci w Rzeszowie. Ja już wiedziałam, że u nas nie ma za bardzo miejsca i też wiedziałam, w jakim stopniu wygląda program, więc często zdarzało się tak, że osoby, które chciały zapisać dzieci na te zajęcia były przeze mnie informowane o innych szkołach programowania w Rzeszowie dlatego, że ja wiedziałam, że nie spełnię oczekiwań rodziców. Wiedziałam, że ich oczekiwania są inne niż to, co my możemy im zaoferować i zawsze było to zdziwienie, że polecam konkurencję. Dla mnie to było takie normalne, bo ja wiem, że oni w ofercie mają to i to a ja tego nie mam, więc staram się też jakby pokierować osoby. Stworzyłam taki dokument wszystkich szkół programowania tutaj w Rzeszowie, jak i w Polsce i tylko linki wysyłałam. Było mi natomiast bardzo smutno, kiedy zderzyłam się z sytuacją kiedy jedna ze szkół programowania tutaj w Rzeszowie wykupiła sobie na nazwę mojej szkoły reklamę w Google. Wszystkie osoby, które wpisywały moją nazwę w Google, z automatu były kierowane do tej drugiej szkoły, więc to już było niefajne i nieetyczne. Fajnie jest rekomendować i tak strzelać razem do jednej bramki i się wspierać w biznesie, więc to podejście mi się również bardzo podoba.

Anna Kawecka: Jest to fajne i procentuje we dwie strony. Koleżanka dostała zlecenie, żeby edytować podcasty i filmy to wtedy ona odsyła takie osoby do mnie. To działa w dwie strony, nie spotkałam się z takim dziwnymi zagraniami. U nas jest taka współpraca i trzymamy się razem i to jest mega fajne, że nawzajem możemy się polecić i nawet nieraz na grupach widzę, że jest jakaś oferta i szukają jakiejś super copywriterki, to pierwsze kto mi przychodzi do głowy to moja Ania i ją zawsze polecam, bo dla mnie pracuje.  Wiem, jak pracuje i że jest super. Widzę to ogłoszenie, to dlaczego mam kogoś nie zarekomendować i tak działamy. Zauważyłam, że coraz więcej dziewczyn tak robi, szczególnie wirtualnych asystentek i to jest mega fajne, ze tak to wygląda, a nie że jest wyścig szczurów, kto jest lepszy i wojna o klientów. Klientów jest jeszcze więcej, niż wirtualnych asystentek, więc nie ma co się bić i tylko się wspierać i nawzajem sobie pomagać.

 Justyna Pytko: I to jest właśnie piękne i myślę, że tym akcentem zakończymy dzisiejszą rozmowę. 

Dzisiejsza rozmowa z Anią była merytoryczna, ale tez Ania zdradziła nam, jak wygląda praca wirtualnej asystentki zza kulis. Opowiedziała nam jak przygotować się do pracy wirtualnej asystentki, wirtualnego asystenta. Dlaczego warto zatrudnić wirtualną asystentkę, dlaczego warto nawiązać z nią współpracę, ale też Ania powiedziała nam o wartościach, jakie powinny mieć wirtualne asystentki. Jak wygląda rekrutacja. Polecam autorski kurs Anny Kaweckiej wirtualnej asystentki, więc jeżeli tylko marzycie o takiej pracy i chcielibyście zajrzeć, zagłębić się w temat, to Anna Kawecka mentor pierwsza klasa!

Anna Kawecka: Dziękuję!

Justyna Pytko: Może na zakończenie jeszcze Twój ulubiony cytat?

Anna Kawecka: Przygotowałam sobie od Marka Twaina, że człowiek z nowymi pomysłami jest wariatem, dopóki nie odniesie sukcesu. Właśnie to się troszeczkę tyczy wirtualnej asysty, bo kiedyś to było totalne wariactwo i w ogóle, o co chodzi? Jakaś wirtualna asystentka, to jest program? To jest jakaś aplikacja? Co to jest? Teraz jest to naprawdę fajnie rozwijający się zawód i coś, co staje się coraz bardziej popularne, oczywiste i cała ta praca zdalna tak naprawdę. Coraz więcej ludzi pracuje zdalnie i to już nie jest takie dziwne i wow, jak jeszcze parę lat temu. 

Justyna Pytko: I to wariactwo jest właśnie piękne. Aniu, bardzo dziękuję Ci za zaufanie i że zgodziłaś się na rozmowę w ten poniedziałkowy wieczór, który bardzo mi umiliłaś. Z przyjemnością zerknę za kulisy kursu online, ale też zapoznam się z Twoim blogiem, bo tutaj mnie bardzo mocno zainspirowałaś i zaciekawiłaś swoją przeszłością zawodową, więc jeszcze raz bardzo serdecznie Ci dziękuję i również przypominam o tym, że nawet jak będziecie oglądać retransmisję, to spokojnie komentujcie, zadawajcie Ani pytania. Ania będzie na bieżąco na nie odpowiadać. 

Anna Kawecka: Dziękuje za zaproszenie. 

Justyna Pytko: Wszystkiego dobrego! Dziękuję, że z nami dzisiaj byliście.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *