Wszystko, co musisz wiedzieć o pracy wirtualnej asystentki

Wpis dla przedsiębiorców chcących podjąć współpracę z wirtualną asystentką oraz dla przyszłych i początkujących wirtualnych asystentek.

1. Kim jest wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka jest zdalną pomocą dla przedsiębiorców, którzy chcieliby szybciej rozwijać swój biznes. Jest również świetną pomocą dla przedsiębiorców chcących się odciążyć od niektórych zadań, które spokojnie można oddelegować na zewnątrz, a sami w tym czasie mogą pracować nad strategią firmy.

2. Dla kogo jest wirtualna asystentka?
W szczególności dla mikroprzedsiębiorców i freelancerów.

3. Czym się zajmuje wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka może zająć się większością zadań wspierających biznes online, czyli od zadań typowo biurowych poprzez tworzenie tekstów i grafiki kończąc na sprawach technicznych typu obsługa strony internetowej i sklepu online oraz edycja audio i wideo.

4. Jakie specjalizacje posiadają wirtualne asystentki?
Warto wiedzieć, że wirtualne asystentki są bardzo wszechstronne, nieustannie się szkolą i zdobywają nową wiedzę, mają także swoje specjalizacje, w których czują się najlepiej i osiągnęły w nich wysoki poziom zaawansowania.

a) wirtualna asystentka do spraw biurowych, czyli do tworzenia dokumentacji, wystawiania faktur, tworzenia baz danych, CRMów, tłumaczeń, raportów, researchu, obsługi klienta poprzez e-mail i telefon oraz miękkiej windykacji.

b) copywriterka, czyli specjalistka od pisania tekstów, które wciągają i sprzedają oraz są świetnie zoptymalizowane pod SEO.

c) wirtualna asystentka od spraw technicznych i WordPressa – zajmuje się stroną internetową, sklepem online, platformą kursową, edytuje audio i wideo, ustawia przeróżne automatyzacje np. w systemie mailingowym, chatboty.

d) graficzka – tworzy grafikę na bardzo zaawansowanym poziomie w profesjonalnych programach i ma wspaniałe poczucie estetyki.

e) social media ninja – media społecznościowe ma w małym paluszku, wie jak stworzyć i sprawnie rozkręcić fanpage, grupę, konto na Instagramie, LinkedIn i YouTube. Ustawi reklamę, zadba o ciekawe treści i grafikę oraz zaangażowanie odbiorców.

5. Kiedy warto zacząć współpracę z wirtualną asystentką?
Kiedy już zaczyna brakować Ci doby na wszelkie prace związane z funkcjonowaniem firmy oraz kiedy niektóre technologie są Ci obce, a nie masz czasu na uczenie się ich.

6. Jak zacząć współpracę z wirtualną asystentką oraz jak wygląda współpraca?
Wszystko zaczyna się od wysłania do niej e-maila lub wiadomości poprzez messenger. Niektóre wirtualne asystentki mają też na swoich stronach system do rezerwowania konsultacji, sama taki posiadam, jest to Calendly i sprawdza się świetnie. Umawiacie się wtedy na wstępną 30-minutową darmową konsultację na Skype lub telefoniczną. Jest ona niezobowiązująca, więc śmiało.

Na rozmowie opowiadasz o swojej firmie oraz o tym co potrzebujesz oddelegować wirtualnej asystentce, przedstawiasz swoje wymagania. Ona natomiast informuje, jak wygląda jej system pracy, w czym może szczególnie pomóc oraz jak wyglądają sprawy organizacyjne i finansowe.

Zazwyczaj po podpisaniu umowy oraz opłaceniu faktury zaczyna się planowanie działań.

Planować i delegować zadania można poprzez e-mail, jednak z doświadczenia wiem, że czasem można już się w tym pogubić, więc z całego serca polecam planowanie i delegowanie w specjalnie do tego stworzonych programach takich jak Trello, Nozbe, czy Asana. Dla tej ostatniej zrobiłam specjalny poradnik, więc jeżeli interesuje Cię praca właśnie z Asaną, serdecznie zachęcam do pobrania poradnika. W tych programach można stworzyć projekty i zadania, przypisać konkretną osobę do danego zadania oraz termin realizacji, są darmowe.

7. Jak znaleźć najlepszą dla siebie wirtualną asystentkę?
Warto trochę poszukać w sieci, popytać na grupach na Facebooku, zapytać innych przedsiębiorców. Jeżeli kandydatka jest znaleziona, sprawdzić jej social media oraz stronę www – czy jest profesjonalna, czy jej oferta spełnia kryteria, czy jej sposób działania nam odpowiada. Można też zrobić rekrutację na wirtualną asystentkę, choć to bardziej polecam większym lub bardziej znanym firmom, czy freelancerom.

8. Ile kosztuje współpraca z wirtualną asystentką?
W cennikach wirtualnych asystentek zdarzają się pewne rozbieżności w cennikach, jednak przyjęło się, że standardowa stawka wirtualnej asystentki na godzinę zaczyna się od 50zł netto.

9. Korzyści ze współpracy z wirtualną asystentką.
a) Jest to współpraca B2B, więc możesz wliczyć ją sobie w koszty.
b) Nie musisz zapewniać jej sprzętu i programów.
c) Nie musisz jej zapewniać miejsca i stanowiska pracy.
d) Nie musisz zapewniać jej szkoleń, działa od razu.
e) Nie musisz opłacać jej składek i wszelkich świadczeń.
f) Masz zdalną, profesjonalną pomoc, która jest w stanie zrobić więcej w 8h niż osoba na etacie, ponieważ wirtualna asystentka zlicza czas pracy w specjalnym systemie tylko wtedy, gdy faktycznie pracuje nad konkretnym zadaniem.

Mam nadzieję, że wpis będzie dla Ciebie przydatny i ułatwi Ci zdecydowanie się na współpracę z wirtualną asystentką oraz znalezienie tej idealnej. Prowadzę agencję wirtualnych asystentek i ułatwię Ci wybór! Sprawdź naszą ofertę, która na pewno spełni Twoje wymagania, gdyż dzięki pracy zespołowej mamy bardzo duży zakres usług.

Przyszłe i początkujące wirtualne asystentki zapraszam natomiast do mojej grupy Wirtualna Asystentka po godzinach, gdzie dzielę się swoją wiedzą poprzez transmisje live 🙂